Assinatura Eletrônica e a revolução no RH e Departamento Pessoal

O ano de 2020 e 2021, está longe de ser simples para as empresas e para a sociedade. Durante a pandemia de covid-19, diversas empresas precisaram lidar rapidamente com uma realidade que já se apresentava havia certo tempo: a digitalização da área de recursos humanos.

Muitas transformações já haviam ocorrendo, porém com o cenário pandêmico essas transformações aceleraram. Dessa forma, as relações trabalhistas também mudaram. Horários foram flexibilizados, ambientes de trabalho se transformaram e o modo de se exercer as atividades corporativas sofreu profundas alterações. É necessário um novo jeito de lidar com pessoas dentro das empresas. Sendo assim, os responsáveis por Recursos Humanos, principalmente, tiveram que se atualizar.

Naturalmente, esse novo panorama contou com uma forte colaboração da tecnologia. O mercado viu que para aproveitar ao máximo essa revolução, era preciso fornecer ao profissional de RH ferramentas mais atuais e completas para o seu trabalho. Veja a seguir como a assinatura eletrônica contribui para otimizar e facilitar a relação empresa e colaborador.

O que é assinatura eletrônica?

De modo geral, ao assinar um documento, autentica-se aquele conteúdo, ou seja, comprova-se que tudo que está ali escrito se faz verdadeiro. Assim, o signatário fornece essa garantia sobre o documento assinado.

Ou seja, percebe-se que a assinatura apresenta um caráter legal, uma vez que o assinante declara que os dados escritos são verídicos. Atualmente, as pessoas podem firmar documentos com a utilização da assinatura eletrônica.

Essa tecnologia é utilizada a fim de autenticar documentos eletrônicos por meio de chaves criptografadas, com objetivo de trazer legitimidade ao documento de forma virtual, para identificar o signatário e garantir a integridade do conteúdo após assinatura. Basta um simples clique no link, para que o documento seja aberto, revisado, assinado e concluído. Dessa maneira, gestores, colaboradores, fornecedores e, até mesmo, clientes podem assinar contratos e documentos em geral de modo fácil, econômico e eficaz, permitindo que haja uma maior segurança de registro e dos envolvidos no processo.

Como pode ser usada no RH?

É comum que os responsáveis pelo RH de uma empresa estejam envolvidos com papeladas admissionais. Isso aumenta em negócios de médio e grande porte, os quais costumam ter uma maior rotatividade de colaboradores. Esse fato é sinônimo de bastante tempo dedicado à averiguação de dados, análise e traslado de documentação, várias assinaturas e principalmente: O arquivamento por anos e anos de todos os documentos assinados (de férias, a carta oferta, por exemplo).

Assim, tudo isso pode ser melhorado com o uso da assinatura eletrônica no RH, que promove o compartilhamento das documentações com quem precisa assiná-las, sem depender de impressão, presença física e tempo para isso.

Quais os benefícios de utilizá-la?

A assinatura eletrônica no RH pode proporcionar vários benefícios ao seu negócio. Veja, a seguir, alguns deles.

Reduz consumo de papel

Determinados negócios produzem bastante lixo e sequer percebem isso. A grande quantidade de consumo de papel, seja para impressão, seja para oferecer suporte às atividades, é algo que não condiz com a realidade atual do mercado.

Isso pelo fato de que a busca pela eficiência faz com que todos os serviços sejam alocados para os meios digitais, e a documentação de uma empresa migra por meio da digitalização.

Desse modo, a companhia ganha ao economizar deixando de assinar documentos em papel e, assim, reduz custos com impressões, além de contribuir para seu crescimento por meio de métodos sustentáveis.

Ganha agilidade e eficiência

É comum que todo gestor deseje processos empresariais funcionando de modo rápido e ágil. Sendo assim, utilizar soluções que facilitem as atividades essenciais tende a melhorar o cotidiano da empresa e proporciona maior eficiência.

Com o uso da assinatura eletrônica no RH, é possível criar documentos de modo automático, assiná-los e armazená-los na nuvem, reduzindo, dessa forma, a lentidão dos processos. Além disso, a assinatura pode ser realizada diretamente pelo smartphone e de qualquer lugar, o que ajuda muito empresas com escritórios e fábricas em diversos lugares ou até com colaboradores remotos.

Centraliza processos

Ao utilizar uma solução para a gestão de assinatura eletrônica no RH, o fluxo de documentos pode ser efetivado de forma digital, podendo integrar as informações a outros sistemas.

Também se pode adotar o método de padronizar todos os registros, simplificando a criação e entendimento dos documentos do setor de Recursos Humanos, a plataforma de assinatura eletrônica permite a criação de templates com campos variáveis para serem preenchidos. Além do mais, o uso da criptografia protege a assinatura eletrônica, evitando possíveis fraudes e falsificações.

Proporciona segurança no armazenamento

A assinatura eletrônica no RH proporciona segurança no armazenamento de documentos. Como um setor de Recursos Humanos não digital conta com diversos arquivos físicos de colaboradores, muitos deles começam a se deteriorar com o passar do tempo e além disso existe um custo alto para armazenar estes documentos e um problema imenso sempre que é preciso buscar um documento específico.

Assim, com os documentos assinados de forma digital isso não acontece, uma vez que eles ficam alocados em servidores criptografados, totalmente seguros com certificações internacionais e ainda ficam disponíveis para serem acessados quando for necessário.

Como implementar?

Hoje, a Natcorp já possui a própria plataforma de assinatura eletrônica, que faz o próprio armazenamento desses documentos. Não é necessário imprimi-los. E o mais importante é que esses contratos possuem validade jurídica, com base nas normas de certificação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP -Brasil) e seguindo a MP 2.200-2 de 2001. Vale ressaltar que a assinatura eletrônica está, também, em conformidade com outros dispositivos da legislação brasileira que recaem sobre o âmbito trabalhista, como o artigo 107 do Código Civil e a Lei 13.874 de 2019.

A assinatura eletrônica da Natcorp tem validação através do Certificado Digital do tipo A1, informação da Hash do documento (que identifica se houve qualquer manipulação das informações originais do documento), ponto de autenticação via Token enviado para o e-mail do signatário, bem como as informações de documento, nome completo, data de nascimento e endereço IP do dispositivo utilizado pelo signatário.

Por meio de ferramentas adequadas, a fim de garantir a segurança do processo, toda empresa pode utilizar esse mecanismo para validar um documento eletrônico, não apenas no RH. Isso proporciona agilidade à concretização de negócio, uma vez que a assinatura eletrônica costuma ser utilizada para firmar contratos de compra e venda, contrato de serviço, planos de saúde e contratos de aluguel, automatizar acordos, entre outros.

Conclusão

Enfim, utilizar a assinatura eletrônica no RH da sua empresa vai simplificar bastante todos os processos que envolvem documentos. Fica clara a importância de implementar esse tipo de ferramenta na gestão do setor de Recursos Humanos, para cortar custos, eliminar burocracias e permitir que seus colaboradores foquem no que realmente é importante para sua empresa. Inovar essa área é fundamental, tanto para motivar seus colaboradores quanto para otimizar rotinas, proporcionando, dessa forma, vantagens para o seu negócio.

Levando em conta os benefícios tanto para as empresas quanto para a experiência do colaborador, a questão deixa de ser sobre se o RH irá usar a assinatura eletrônica, mas sim quando a usará.

E aí, gostou deste artigo? Então, que tal implementar nossa ferramenta, e saber como ela pode otimizar os processos da sua empresa?