Pesquisar
Close this search box.
Reuniões Online de Sucesso
Reuniões Online Blog

Reuniões Online de sucesso: como conduzir?

Utilize a tecnologia a seu favor, envolva seu público online para não ficar falando para uma sala vazia.

As empresas vem usando cada vez mais reuniões online no lugar de presenciais porque são rápidas em organizar, são baratas e trazem as pessoas mais relevantes para a reunião, onde quer que estejam, além do fato de que o home office se intensificou desde o início do cenário pandêmico. Porém, as reuniões online podem ser difíceis de acertar e precisam de uma abordagem diferente das reuniões regulares.

Neste artigo, veremos o que você pode fazer para se preparar e executar uma reunião online eficaz e produtiva.

Conduzindo uma reunião online bem-sucedida

Embora os princípios básicos da etiqueta ainda se apliquem, a realização de reuniões online requer uma abordagem diferente da de presidir pessoalmente. Use as estratégias listadas abaixo para planejar e organizar uma reunião online bem-sucedida.

1. Escolha a tecnologia certa

Veja sua agenda para escolher a plataforma mais adequada para usar. A melhor plataforma para um rápido “check-in” pode diferir da correta para sessões de brainstorming ou tomada de decisão.

Você pode escolher entre várias plataformas de reunião virtual, incluindo:

  • Zoom : Esta plataforma oferece vídeo em HD e permite que os participantes trabalhem juntos durante a reunião. Permite também criar salas de reuniões protegidas por senhas, apresentar telas, janelas de programas de aplicativos.
  • Teams: é a plataforma unificada de comunicação e colaboração da Microsoft, que reúne bate-papo, videoconferências, armazenamento de arquivos e integração de aplicativos no local de trabalho. As chamadas de vídeos podem ter telas compartilhadas. A versão gratuita permite armazenamento de até 10GB, sem limite por número de mensagens. Porém, há um limite de 300 usuários usando a versão gratuita do Teams.
  • Skype ™ : oferece chamadas telefônicas e de vídeo on-line básicas para grupos, que funcionam bem em pequenas reuniões ou check-ins de atualização. Você também pode gravar chamadas para membros da equipe que não podem comparecer.
  • GoToMeeting : Com o GoToMeeting, os usuários podem compartilhar telas e a plataforma funciona em tablets, smartphones e outros dispositivos móveis.

Reserve um tempo para revisar cuidadosamente cada plataforma antes de decidir qual usar. Alguns recursos, como pesquisas na web (que facilitam a avaliação das opiniões das pessoas) ou quadros on-line (bons para sessões de brainstorming em grupo), podem valer um custo extra.

Lembre-se de que a videoconferência tem seus benefícios e desvantagens. Pode fornecer aos participantes dicas não-verbais importantes e incentivá-los a permanecer engajados. No entanto, algumas pessoas podem se sentir desconfortáveis ​​e autoconscientes ao usá-lo, o que pode impedi-los de participar da mesma maneira que participariam de uma reunião apenas por voz.

2. Trabalhe em habilidades específicas

O sucesso de uma reunião virtual geralmente depende da orientação de um facilitador, por isso é importante aprender as habilidades e ferramentas necessárias para ter sucesso nessa função.

Quando os participantes não se encontraram antes, utilizar um “quebra-gelo” pode incentivar todos a relaxar e a se familiarizar antes de discutir negócios. Você pode pedir aos participantes que se apresentem e forneçam algumas informações sobre o que eles fazem; faça um exercício que os ajude a descobrir mais um sobre o outro. Pense e experimente os quebra-gelo bem antes do evento para garantir que eles tenham o efeito desejado.

E verifique se você está completamente confortável com o software de reunião virtual. Ensaie usando suas ferramentas e instalações com antecedência – você precisa operá-las sem esforço durante a reunião.

3. Invista tempo na preparação

As reuniões online podem precisar de mais preparação do que as presenciais regulares. Por exemplo, como você lida com conflitos neste espaço virtual e mantém a discussão focada e no caminho certo? E se as dificuldades do software impedirem que seu membro mais importante da equipe participe?

Invista algum tempo no planejamento para que você possa se preparar adequadamente para a reunião em si e para quaisquer desafios técnicos que possam ocorrer.

Em seguida, pense no seu objetivo respondendo algumas perguntas

  • Quem deve comparecer?
  • O que exatamente você precisa discutir?
  • Quais os tópicos devem ser abordados?
  • Quanto tempo deve ser alocado para cada item?

Seja pontual com seus horários de início e término; lembre-se, apenas porque sua reunião é virtual, isso não significa que é educado chegar atrasado ou sair mais cedo.

Para reuniões mais longas, tente organizar suas informações em segmentos de 10 a 15 minutos. Isso acomoda períodos de atenção mais curtos e ajuda a manter todos envolvidos e concentrados. Deixe claro quando você chegar ao final de cada seção – talvez com uma mudança de ritmo na entrega – para que os participantes estejam prontos para a próxima parte.

Ao agendar a reunião, considere o fuso horário de todos. Tente não organizá-lo para que fique fora do dia normal de trabalho de um participante. Quando não puder evitar isso, consulte os participantes pessoalmente para garantir que a hora é adequada.

Se você marca reuniões regulares com os mesmos membros da equipe, considere mudar os horários para que essas pessoas nem sempre tenham que comparecer antes ou depois do horário de trabalho programado.

Envie os detalhes de acesso, login para todos os envolvidos antes do horário da reunião. Inclua o URL/link (quando necessário), informe a agenda e a pauta, faça uma lista de participantes e controle os horários de início e término da reunião.

E considere designar alguém para lidar com quaisquer problemas de tecnologia que possam surgir durante a reunião. A delegação desta tarefa permitirá que você se concentre apenas em orientar a discussão.

Dica:

É importante limitar o número de participantes de reuniões virtuais, sempre que possível. Isso ajuda a garantir que todos tenham a oportunidade de se envolver. Isso é particularmente relevante para sessões de brainstorming ou discussão e para quando você precisar tomar decisões.

4. Definir regras básicas

As regras básicas são uma parte importante das reuniões virtuais, porque orientam o comportamento de todos os participantes.

Por exemplo, você pode pedir aos participantes para entrar na reunião cinco minutos antes, para que todos possam se conectar e verificar seu áudio e vídeo.

Outra regra comum é pedir aos participantes para silenciar seus microfones até que estejam prontos para falar; isso reduz o ruído de fundo perturbador.

Se a chamada for apenas de áudio, peça a todos que indiquem seus nomes antes de falar. Dessa forma, as pessoas do grupo poderão acompanhar quem disse o quê.

Por fim, incentive todos a limitar qualquer distração, como ruído de fundo, para que eles possam se concentrar inteiramente na reunião.

5. Comunique-se com a mentalidade de que todos estão conectados virtualmente

Nas reuniões presenciais, as pessoas captam dicas importantes de expressões faciais, tom de voz e linguagem corporal. No entanto, eles geralmente são perdidos em reuniões virtuais, e é por isso que você precisa levar isso em consideração ao se comunicar com os participantes.

Primeiro, fortaleça suas habilidades de escuta ativa. Coloque todo o seu foco na pessoa que está falando. Demonstre que você prestou atenção resumindo o que ele ou ela diz ou fazendo uma pergunta relevante.

Certifique-se de comunicar como se sente através da escolha de palavras – isso é particularmente importante se você não estiver usando vídeo. Portanto, se você não tiver certeza de algo, diga isso e peça esclarecimentos. Você pode dizer: “Sarah, estou realmente empolgada porque nossos números são tão altos, mas estou preocupada com a queda de novos clientes. Como você se sente com isso?”

Você também precisa orientar a discussão. Por exemplo, imagine dizer: “Olá a todos. Vamos começar com algumas apresentações e antecedentes. Quem quer ir primeiro?” Em uma reunião virtual, você provavelmente ouvirá silêncio, pois ninguém sabe ao certo quem será o primeiro. E então todo mundo fala ao mesmo tempo. Isto é especialmente verdade se você não usar o vídeo.

Em vez disso, guie a discussão dizendo: “Olá a todos. Vamos começar com algumas apresentações e antecedentes. Jan, por que você não vai primeiro, seguido por Bill e Dean?”

Se a sua reunião reunir os participantes que estão lá pessoalmente e outros que estão na chamada, preste atenção especial em acomodar aqueles que não estão fisicamente na sala.

Por exemplo, pode ser difícil para os participantes virtuais ouvir discussões entre os membros da equipe na sala. Lembre a todos os participantes que falem ao microfone quando fizerem uma pergunta ou participarem da discussão. Incentive-os a falar um de cada vez: tentar seguir várias vozes ao mesmo tempo pode ser um desafio para quem está na chamada.

6. Envolva todos

Um dos maiores desafios das reuniões virtuais é que os participantes podem achar difícil se envolver e contribuir. Seu trabalho como facilitador é garantir que os membros da equipe tenham muitas oportunidades de falar.

Durante a discussão, faça uma pausa regularmente e peça a opinião dos participantes. Peça a todos para os participantes comentem sobre o assunto. Isso incentiva as pessoas a manter o foco e ajuda a monitorar suas emoções e níveis de atenção.

Mantenha todos envolvidos usando atividades e perguntas que requerem sua participação. Se as pessoas estiverem envolvidas, é menos provável que elas se distraiam e você manterá a atenção delas por mais tempo. Algumas plataformas de reunião têm um recurso que permite aos usuários “levantar as mãos” virtualmente em resposta a perguntas, ou você pode usar a mídia social integrada para melhorar o envolvimento.

Conclusão

As organizações usam cada vez mais reuniões virtuais para se comunicar com os membros da equipe em todo o mundo. No entanto, estes requerem estratégias diferentes de comunicação e preparação em comparação com as reuniões presenciais.

Passe um tempo extra se preparando para sua reunião virtual. Familiarize-se com a plataforma com antecedência e elabore um plano de contingência para lidar com falhas comuns. Você também pode nomear alguém para lidar com problemas técnicos à medida que eles surgirem, para que você possa se concentrar apenas em facilitar a reunião.

Comunique-se com o ambiente digital em mente. Não faça perguntas abertas a todo o grupo; em vez disso, chame as pessoas pelo nome para incentivar a participação.

Deixe seu comentário

Solicitar Demonstração

Seus dados estarão seguros e serão utilizados para que possamos entrar em contato.
teste

GESTÃO DE METAS E RESULTADOS

Faça o acompanhamento das metas do seu time de acordo com a hierarquia organizacional e objetivos estratégicos. 

Visualize as metas de forma macro e faça comparações da performance dos times. 

sistema-rh

PORTAIS

São diversas funcionalidades gerenciais e operacionais para dar autonomia aos usuários, dar acesso às informações e criar agilidade para o RH.

O acesso ao portal pode ser realizado através de dispositivo smartphone, tablet e desktop por utilizar tecnológica responsiva e acessando as funcionalidades do dispositivo.

Solicite Suporte

sistema-rh

FOLHA DE PAGAMENTO

Simplifique a geração da folha de pagamento na sua organização. As informações financeiras são processadas de maneira rápida, fácil, eficiente e automatizada. Nesse sentido, os cálculos são feitos pelo sistema, adequados a Consolidação das Leis do Trabalho e às regras e definições sindicais, assim como as da organização. Além disso, acompanha a relação da empresa com o ministério do trabalho, INSS, receita federal, bancos e fornecedores de serviços.
sistema-rh

PONTO ELETRÔNICO

Realize a gestão e controle das informações de frequência dos colaboradores, gerando dados de pagamentos, controle de escalas, jornadas, abonos, faltas e muito mais. Com um sistema de ponto eletrônico totalmente integrado, problemas podem ser evitados em relação às jornadas de trabalho e seus reflexos na folha de pagamento, médias, rescisão e compra de benefícios.
sistema-rh

JURÍDICO

Os processos trabalhistas podem representar um alto ônus para as empresas, sendo assim, o DP deve estar sempre atento a todas as regras ditadas pela Legislação e assegurar que tudo está normalizado.

Entendendo o tamanho da responsabilidade em manter essa área sempre nos eixos, não podendo sair nunca do controle e a dificuldade para acompanhar todas as regras pertinentes, entendemos que é necessário que o DP, e os gestores estejam sempre em acompanhamento, portanto desenvolvemos essa ferramenta de Processos Trabalhistas para a sua melhor gestão.
sistema-rh

VAGAS E RECRUTAMENTO

Gestão e acompanhamento do orçamento de pessoal, criação de vagas e recrutamento. Calcule com eficiência o impacto financeiro de novas contratações e garanta um bom planejamento no quadro de vagas de sua empresa. Pesquisar pessoas chaves para determinadas vagas e acompanhamento de carreira dentro da organização, quando cadastrados seus dados profissionais dentro do banco de talentos.
teste-08

SAÚDE E SEGURANÇA

Os recursos humanos demandam total atenção quanto ao cuidar bem da saúde e segurança, além de ser uma obrigação social, é uma exigência legal de acordo com as Normas Regulamentadoras da legislação.

Gestão da Medicina e Segurança do Trabalho por meio do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) e o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), mantendo constantemente atualizadas as informações para a emissão do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).
teste_Prancheta 1

ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL

Tenha eficiência na administração e armazenamento de informações pessoais e funcionais dos colaboradores.

Esta ferramenta é integrada ao módulo do eSocial e permite que as atividades operacionais do Departamento Pessoal sejam simplificadas com a automatização total dos processos. Além disso, garantimos a segurança das operações com um sistema que está sempre atualizado às legislações trabalhistas.
teste

PEOPLE ANALYTICS

Indicadores inteligentes para você e sua empresa. Integrado a todos os módulos do sistema, o People Analytics é uma ferramenta que auxilia nas tomadas de decisão da sua organização, expondo gráficos e planilhas com indicadores relevantes para uma gestão e administração eficiente dos colaboradores. Com essa funcionalidade, você consegue fazer uma análise mais objetiva das informações, reduzir riscos na hora de tomar uma decisão, e ter uma gestão mais estratégica e automatizada.
teste

GESTÃO DE BENEFÍCIOS

Os benefícios corporativos são uma excelente forma de reter talentos nas empresas, promover o bem- estar dos colaboradores e aumentar a produtividade.

Neste módulo, é possível realizar o gerenciamento e ter o completo tratamento dos benefícios da empresa, com uma ampla gestão.
teste

ESOCIAL

Ferramenta ágil, preparada para se adaptar facilmente às mudanças e exigências legais. As informações são obtidas diretamente dos cadastros do sistema, que possuem um alto nível de parametrização para o eSocial. Contando com mensageria própria, esta ferramenta se constitui numa solução completa, preparada para atender plenamente às necessidades de empresas de diversos portes e de diferentes áreas de atuação.
sistema-rh

AVALIAÇÃO

Montagem, gestão e controle de todos os tipos de avaliações. Com essa funcionalidade, a empresa poderá aplicar periodicamente vários tipos de metodologias de avaliações, visando planos estratégicos de desenvolvimento e performance dos times e colaboradores. Realize o acompanhamento dos resultados integrados ao People Analytics e planos de bonificações por conquistas.

teste

REQUISIÇÕES ELETRÔNICAS

Processos muito mais ágeis e inteligentes para os o RH, descentralizando e dando autonomia para os gestores e colaboradores nas solicitações rotineiras e de impactos.

Completo atendimento às necessidades das empresas. Todas as requisições são submetidas às políticas e workflow das empresas, considerando acessos e níveis de hierarquia.
sistema-rh

TREINAMENTOS E DESENVOLVIMENTO

O processo de treinamento é considerado uma peça-chave para que os colaboradores aprendam com eficiência suas atribuições e possam desenvolver suas habilidades e novas competências, aumentando seus resultados e gerando aprimoramento pessoal e profissional. Nosso módulo de Treinamento e Desenvolvimento auxilia esses processos a atingirem resultados vantajosos para os colaboradores e para sua organização.
sistema-rh

FERRAMENTAS

Para complementar as operações do RH, disponibilizamos uma série de ferramentas administrativas e de comunicação para trazer tecnologia e agilidade nos processos

Possibilidade de realizar comunicados internos através do blog. Extrair diversos relatórios disponíveis no sistema. Criar agendamentos de processos atrelados aos alertas. Realizar a gestão de documentos de forma eletrônica, eliminando a necessidade de papel e agilizando o acesso às informações. Crie e gerencie as hierarquias de fluxos de aprovações para as requisições eletrônicas.
teste

CARGA DE DADOS

A carga de dados é um módulo do sistema, cujo objetivo consiste em receber arquivos contendo informações necessárias para executar funcionalidades, parametrizações e realizar o processamento. 

Trabalhe Conosco

teste

ESOCIAL

Ferramenta ágil, preparada para se adaptar facilmente às mudanças e exigências legais. As informações são obtidas diretamente dos cadastros do sistema, que possuem um alto nível de parametrização para o eSocial. Contando com mensageria própria, esta ferramenta se constitui numa solução completa, preparada para atender plenamente às necessidades de empresas de diversos portes e de diferentes áreas de atuação.

sistema-rh

JURÍDICO TRABALHISTA

Os processos trabalhistas podem representar um alto ônus para as empresas, sendo assim, o DP deve estar sempre atento a todas as regras ditadas pela Legislação e assegurar que tudo está normalizado.

Entendendo o tamanho da responsabilidade em manter essa área sempre nos eixos, não podendo sair nunca do controle e a dificuldade para acompanhar todas as regras pertinentes, entendemos que é necessário que o DP, e os gestores estejam sempre em acompanhamento, portanto desenvolvemos essa ferramenta de Processos Trabalhistas para a sua melhor gestão

teste

REQUISIÇÕES ELETRÔNICAS

Processos muito mais ágeis e inteligentes para os o RH, descentralizando e dando autonomia para os gestores e colaboradores nas solicitações rotineiras e de impactos.

Completo atendimento às necessidades das empresas. Todas as requisições são submetidas às políticas e workflow das empresas, considerando acessos e níveis de hierarquia.

teste-08

SEGURANÇA DO TRABALHO

Segurança do Trabalho por meio do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) e o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), mantendo constantemente atualizadas as informações para a emissão do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).

ASSINATURA ELETRÔNICA

Para complementar as operações do RH, disponibilizamos do módulo de Assinatura Eltetrônica de Documentos, que facilita no trabalho 100% digital do RH.

teste

PEOPLE ANALYTICS

Indicadores inteligentes para você e sua empresa. Integrado a todos os módulos do sistema, o People Analytics é uma ferramenta que auxilia nas tomadas de decisão da sua organização, expondo gráficos e planilhas com indicadores relevantes para uma gestão e administração eficiente dos colaboradores. Com essa funcionalidade, você consegue fazer uma análise mais objetiva das informações, reduzir riscos na hora de tomar uma decisão, e ter uma gestão mais estratégica e automatizada.

teste

PORTAL DO CANDIDATO

São diversas funcionalidades gerenciais e operacionais para dar autonomia aos usuários, dar acesso às informações e criar agilidade para o RH.

O acesso ao portal pode ser realizado através de dispositivo smartphone, tablet e desktop por utilizar tecnológica responsiva e acessando as funcionalidades do dispositivo.

sistema-rh

QUADRO DE VAGAS

Ofereça uma ótima experiência para os candidatos. Reduza o tempo e custos do processo

O módulo de Quadro de Vagas também permite o controle das vagas através do local de organograma ou centros de custos. 

sistema-rh

BUSINESS INTELLIGENCE (BI)

Com as ferramentas de BI da Natcorp, você tem o controle total dos indicadores do seu negócio dia após dia. Com elas, é fácil simular diferentes cenários, ficar por dentro das operações importantes e reunir informações chave para alcançar seus objetivos estratégicos. Descubra mais vantagens:

sistema-rh

BLOG CORPORATIVO

Crie uma Linha do Tempo (Timeline) de postagens para realizar a comunicação com seus gestores e colaboradores, trazendo mais proximidade entre a empresa e seus colaboradores, com conteúdos de marketing interno e até mesmo avisos gerais.

teste

GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED)

Tenha de forma fácil e rápida acesso aos documentos digitalizados dos colaboradores e candidatos. Crie diversos tipos de documentos para serem armazenados em núvem no sistema..

teste

GESTÃO DE CARGOS E SALÁRIOS

Defina estruturas de cargos, bem como suas descrições, requisitos para ocupação e informações de carreira.

Gerencie o posicionamento na carreira e o plano de sucessão dos colaboradores. 

teste

PORTAL DO OPERADOR

Gestão mais eficiente do processo, agilizando desde a visão mais ampla e detalhada do sistema.